Όταν ένα αίτημα δημιουργείται, παίρνει αυτόματα την κατάσταση «Ανοιχτό», το οποίο σημαίνει ότι απαιτείται μια ενέργεια από την KNX.
Την ίδια στιγμή αποστέλλεται στον πελάτη ένα email (συμπεριλαμβανομένων όλων των προσώπων που αναφέρονται στο πεδίο κοινοποίησης του αιτήματος) ενημερώνοντας ότι το αίτημα έχει παραληφθεί επιτυχώς από την KNX.
Όταν η KNX απαντά στο αίτημα αυτό, τότε λαμβάνει αυτόματα την κατάσταση «Σε εκκρεμότητα», που σημαίνει ότι απαιτείται μια ενέργεια από τον πελάτη.
Εάν ο πελάτης δεν απαντήσει εντός 3 ημερών από την απάντηση της KNX, το αίτημα λαμβάνει αυτόματα την κατάσταση «Επιλυθέν». Θα σταλεί ένα email στον πελάτη (καθώς και σε όλα τα άτομα που αναφέρονται στο πεδίο «Κοιν» του αιτήματος) για να τους ενημερώσει ότι το αίτημα έχει επισημανθεί ως επιλυμένο, λόγω έλλειψης ανταπόκρισης από την τελευταία απάντηση της KNX. Ο πελάτης μπορεί ακόμα να απαντήσει, οπότε η κατάσταση του αιτήματος επαναφέρεται αυτόματα στην κατάσταση «Ανοιχτό», δηλαδή χωρίς να χρειάζεται να δημιουργηθεί ένα επιπλέον (συνεχές) αίτημα.
Εάν ο πελάτης εξακολουθεί να μην ανταποκρίνεται εντός 10 ημερών από τη στιγμή που η κατάσταση του αιτήματος έχει οριστεί ως «Επιλυμένο» (δηλαδή 13 ημέρες μετά την τελευταία ανταπόκριση της KNX), η κατάσταση του αιτήματος ορίζεται αυτόματα ως «Κλειστό». Για να απαντήσει στο αίτημα (π.χ. για να προσθέσει περισσότερες πληροφορίες), ο πελάτης πρέπει να δημιουργήσει ένα επιπλέον αίτημα παρακολούθησης.